Conseil 20144509 Séance du 18/12/2014

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 18 décembre 2014 votre demande de conseil relative au caractère communicable du registre de main courante tenu par les services de police municipale, notamment lorsque celui-ci est informatisé. La commission rappelle tout d'abord que la main courante d'un service de police n'est pas, à la différence d'un procès-verbal, transmise automatiquement à l'autorité judiciaire et conserve le caractère d'un document administratif soumis à l'application de la loi du 17 juillet 1978 aussi longtemps qu'il n'a pas été procédé à cette transmission (cf. avis n° 20072298). La commission rappelle toutefois qu’elle n’a pas reçu compétence pour connaître des questions relatives à l'accès des personnes aux données à caractère personnel qui les concernent, contenues dans des fichiers, questions qui sont exclusivement régies par les dispositions de la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés. Seuls les tiers, c'est-à-dire les personnes non autorisées à consulter les fichiers en vertu des textes qui les créent, peuvent se prévaloir de la loi du 17 juillet 1978 pour obtenir communication, le cas échéant, des documents extraits de ces fichiers et la saisir pour avis en cas de refus. La commission est donc incompétente pour se prononcer sur la communication aux personnes physiques concernées des données qui les concernent et qui seraient contenues dans un fichier issu de l'informatisation d'une main-courante. La commission demeure compétente pour se prononcer sur la communication aux tiers de tout ou partie d'une main courante, qu'elle soit informatisée ou non, de même que sur la communication aux personnes morales des mentions d'une main courante qui les concernent, quel qu'en soit également le support, et sur la communication aux personnes physiques concernées des mentions qui les concernent contenues dans un registre de main courante qui n'est pas informatisé et n'est pas constitué en fichier. Sous ces premières réserves, la commission estime que les extraits du registre de main courante sont communicables aux seules personnes intéressées, en vertu du II de l'article 6 de la loi de 1978, c'est-à-dire à la personne qui en est à l'initiative ou aux personnes mises en cause. Doivent toutefois être occultées en application de ce même article, s'il y a lieu, les informations se rapportant à d'autres personnes que le demandeur et qui sont couvertes par le secret de la vie privée (âge, adresse,...), qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable ou qui font apparaître le comportement d'une autre personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Cette dernière réserve rend notamment non communicables à d'autres personnes qu'eux-mêmes les mentions relatives aux auteurs de plaintes et de dépositions ou aux témoins.