Avis 20144303 Séance du 11/12/2014

Monsieur X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 novembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Vensac à sa demande de copie de l'ensemble des documents soumis à la publicité qui ont présidé à la création de la parcelle cadastrée A 558 et notamment le procès-verbal de délimitation de la parcelle ou de son bornage. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Vensac a informé la commission qu'il a procédé à la photocopie des documents sollicités, qu'il n'a néanmoins pas adressés au requérant, estimant qu'il pourrait, le cas échéant, venir les récupérer en mairie. Il indique en outre que les services des archives étaient ouverts à ce dernier pour la consultation de l'ensemble des pièces demandées. La commission prend note que le différend ne porte pas sur le caractère communicable des documents mais sur les modalités de leur communication à Monsieur X. La commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. En outre en vertu de ce dernier article et de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission estime, dès lors, qu'eu égard à la nature de la demande de communication sollicitée, il appartient au maire de Vensac de communiquer les documents demandés à Monsieur X selon les tarifs précédemment exposés qui peuvent, outre le prix de leur copie, intégrer le coût de l'envoi postal. Elle précise qu'il peut demander leur paiement préalablement à l' envoi. Elle émet donc un avis favorable.