Avis 20143541 Séance du 16/10/2014

Maître XXX XXX, conseil de Madame XXX XXX-XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 septembre 2014, à la suite du refus opposé par le directeur du Centre hospitalier des Quatre Villes à sa demande de communication, par courrier électronique, des documents suivants : 1°) l'entier dossier administratif de sa cliente ; 2°) le titre de recettes du 20 janvier 2014, référencé 2014/T 710003, émis à l'encontre de sa cliente pour un montant de 73 936,09 €, ainsi que les preuves de sa notification postale. La commission rappelle, en premier lieu, que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978. Elle souligne, en second lieu, que le titre de recette mentionné au point 2) est également communicable à l'intéressée en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, ainsi que les pièces établissant sa notification postale. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur du Centre hospitalier des Quatre Villes a informé la commission qu'il avait adressé au conseil de Madame XXX-XXX l'ensemble des courriers et comptes rendus figurant dans le dossier administratif de sa cliente ainsi que le titre de recettes mentionné au point 2), et qu'avec l'accord de sa cliente, il pourrait consulter, sur place et sur rendez-vous, l'intégralité de son dossier. La commission en déduit qu'en tant qu'elle porte sur les courriers et les comptes rendus figurant dans le dossier administratif de Madame XXX-XXX et sur le titre de recettes, la demande est devenue sans objet. En revanche, elle rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. La commission, après avoir relevé que la demande porte sur une demande de communication par courrier électronique et non pas une demande de consultation sur place, émet donc un avis favorable à la communication de l'intégralité du dossier administratif, le cas échéant déduction faite des pièces qui ont d'ores et déjà été communiquées, de Madame XXX-XXX à Maître XXX XXX, lequel a qualité pour représenter sa cliente devant les administrations publiques sans avoir à justifier du mandat qu'il est réputé avoir reçu de cette dernière dès lors qu'ils déclare agir pour son compte, soit par courrier électronique et sans frais si le document est disponible sous cette forme, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. Elle émet également un avis favorable à la communication des pièces établissant la notification postale du titre de recettes mentionné au point 2), si elles existent.