Avis 20143480 Séance du 16/10/2014

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 septembre 2014, à la suite du refus opposé par le recteur de l'académie d'Orléans-Tours à sa demande de communication, sur cédérom envoyé à son domicile, de son dossier administratif personnel. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le recteur de l'académie d'Orléans-Tours a informé la commission de son intention de communiquer au requérant son dossier administratif. Il précise cependant que, compte tenu du volume des pièces contenues dans le dossier administratif, il ne lui est pas possible de procéder à la numérisation et propose au requérant de venir consulter son dossier lors d'un rendez-vous, au cours duquel ce dernier pourra obtenir les copies des pièces qu'il souhaite. La commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement de la loi du 17 juillet 1978. En l’espèce, la commission relève qu'aucune procédure disciplinaire ne fait obstacle à la communication de son dossier à Monsieur XXX. Elle émet donc un avis favorable. En ce qui concerne les modalités de communication, la commission rappelle qu’en vertu de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l’accès aux documents administratifs s’exerce au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l’administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction. La commission relève que le caractère volumineux du dossier fait obstacle à sa numérisation, laquelle ne constitue pas au demeurant une obligation pour l'administration. Elle invite dès lors Monsieur XXX, ainsi que le propose le recteur de l'académie d'Orléans-Tours, à consulter son dossier dans les locaux de l'administration et à demander une copie des pièces sollicitées.