Avis 20143139 Séance du 18/09/2014

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 07 août 2014, à la suite du refus opposé par le maire d'Avernes à sa demande de copie, de préférence par courrier électronique, des documents suivants concernant les services publics de la commune pour les années 2012 et 2013 : 1) les comptes financiers et M 14 ; 2) les rapports d'activités ; 3) les justificatifs de l'allocation des dépenses de fonctionnement accordée aux différents services publics (crèche, école, déchets, voirie et autres), ainsi que leur « dimensionnement » (par exemple le nombre d'enfants en crèche ou à l'école). La commission estime que les documents administratifs visés en 1) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Concernant les documents visés en 2), la commission estime que ces documents administratifs, s'ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable. Concernant, enfin, les documents visés en 3), la commission estime que la demande de Monsieur XXX est trop imprécise pour permettre à l'administration d'identifier les documents souhaités. Elle ne peut donc que déclarer cette demande irrecevable et inviter le demandeur, s’il le souhaite, à préciser la nature et l’objet de ces documents.