Avis 20142914 Séance du 18/09/2014

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 juillet 2014, à la suite du refus opposé par le directeur du service départemental d'incendie et de secours (SDIS) du Puy-de-Dôme à sa demande de communication d'une copie de la fiche de notation, également appelée « cotation ». En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur du SDIS du Puy-de-Dôme a informé la commission que la « cotation » est un élément ne figurant pas dans le dossier individuel de l'agent, à l'usage de son chef de centre pour évaluer la valeur professionnelle de l'intéressé et ainsi établir avec d'autres critères le tableau annuel d'avancement au grade supérieur. La commission estime que la fiche de « cotation » est un document administratif communicable à l'intéressé en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 sous réserve que le tableau d'avancement ait été arrêté. Elle émet, sous cette réserve et celle de l'existence matérielle du document, un avis favorable. Elle précise que si l'administration ne disposait pas d'une fiche individuelle de « cotation » de Monsieur XXX, celui-ci serait en droit d'obtenir la communication du tableau qu'elle a transmis à la commission, après occultation, pour chacune des catégories renseignées, des « cotations » des autres agents du SDIS dès lors qu'elles comportent une appréciation sur ses collègues, et sous réserve que ce tableau ne revête plus un caractère préparatoire.