Avis 20142661 Séance du 04/09/2014

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 juillet 2014, le maire de Boulogne-sur-Mer lui réclamant le règlement d'un forfait de 4 euros en contrepartie de la délivrance d’une copie d’un acte de mariage en date du 6 juin 1911. La commission rappelle que les registres de mariages sont communiqués à toute personne qui en fait la demande à l’expiration d’un délai de soixante-quinze ans à compter de leur clôture, fixé au e) du 4° du I de l’article L213-2 du même code. Elle relève que l’article 4 du décret du 3 août 1962 prévoit que les registres sont clos par l’officier de l’état civil à la fin de chaque année. La commission en déduit que les actes de mariage sont communicables à toute personne qui en fait la demande à l’expiration d’un délai de soixante-quinze ans à compter du 31 décembre de l’année au cours de laquelle ils ont été établis. Elle constate donc que l'acte de mariage sollicité est communicable à toute personne qui en fait la demande. Elle observe ensuite que le désaccord ne porte pas sur le caractère communicable du document mais sur le tarif pratiqué par la commune de Boulogne-sur-Mer pour la délivrance avec envoi d'une copie d'un acte d'état civil, à la suite d'une délibération de son conseil municipal en date du 7 février 2007, que le maire lui a transmise. La commission constate que la somme demandée constitue, aux termes de cette délibération, un forfait couvrant les frais de recherche, de reproduction et d'envoi d'un lot de un à trois documents. La commission rappelle à cet égard que les modalités d'accès aux archives publiques sont fixées à l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, auquel renvoie l'article L213-1 du code du patrimoine. En application de ces dispositions, l'accès aux archives publiques s'exerce notamment, au choix du demandeur, dans la limite des possibilités techniques de l'administration, et sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation de l'original, par la délivrance d'une copie, aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005 et à l'arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d'État au budget du 1er octobre 2001. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement. Lorsque ces actes peuvent, eu égard à leur état de conservation, faire l'objet de photocopies, le montant des frais de reproduction ne saurait excéder le montant de 0,18 euro par page A4 fixé à l'article 2 de l'arrêté du 1er octobre 2001. Lorsqu'il s'agit d'originaux reliés insusceptibles d'être reprographiés et dont la copie est obtenue à partir d'un microfilm, ou par photographie, l'autorité administrative peut tenir compte du coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document. La commission constate que les modalités de tarification adoptées par le conseil municipal de Boulogne-sur-Mer ne sont pas conformes à ces dispositions, au moins dans la mesure où le montant facturé inclut des frais de recherche. Elle émet un avis favorable à l'envoi au demandeur d'une copie produite dans des conditions tarifaires conformes aux règles rappelées plus haut. En particulier, si le maire de Boulogne-sur-Mer entend adresser au demandeur une photocopie du document sollicité, il ne saurait lui demander le paiement d'une somme supérieure au montant de 0,18 euro par page A4, augmenté du coût d'envoi postal.