Avis 20142437 Séance du 24/07/2014

Maître XXX-XXX XXX, conseil de Madame XXX XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 24 juin 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Baudre à sa demande de communication, et non de consultation sur place, de l'entier dossier de la carte communale approuvée le 28 février 2007, et notamment les avis rendus à l'occasion de la révision de cette carte communale en 2007 ainsi que la demande de la direction départementale des affaires sanitaires et sociales (DDASS) qui aurait fait état de difficultés d’assainissement individuel dans le hameau des Quesnots. La commission rappelle qu'en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un projet de carte communale, soit à sa modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens de la loi du 17 juillet 1978. Si leur caractère communicable ou non dépend de l'état d'avancement de la procédure d'élaboration à la date de la demande, en revanche, à compter de l'approbation de la carte communale par délibération du conseil municipal, et avant même son approbation par le préfet, l'ensemble des pièces se rapportant à ce document deviennent communicables à toute personne qui en fait la demande. En l'espèce, en l’absence de réponse de l’administration, la commission relève qu'il est constant que la carte communale a été approuvée par délibération du conseil municipal. La commission rappelle, en outre, que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission émet donc un avis favorable à la communication, dans les conditions précitées, des documents sollicités.