Avis 20142325 Séance du 24/07/2014

Monsieur XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 17 juin 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Roquebrune-sur-Argens à sa demande de copie des documents suivants : 1) le précédent règlement intérieur du conseil municipal ; 2) le recueil des actes administratifs de 2013 ; 3) les délibérations depuis le 1er janvier 2014 ; 4) l'organigramme des services de la collectivité, incluant notamment le personnel du CCAS ; 5) le tableau des effectifs à jour ; 6) les tableaux d'avancement de 2013 et 2014 ; 7) la liste des fonctionnaires affectés à temps partiel ou à temps plein à la communauté d'agglomération Var Estérel Méditerranée (CAVEM) ; 8) les bilans sociaux de 2011 et 2013 ; 9) les procès-verbaux des comités techniques de 2013 (décisions concernant les fonctionnaires territoriaux dépendant de la collectivité) ; 10) les procès-verbaux des différentes commissions administratives paritaires de 2013 (décisions concernant les fonctionnaires territoriaux dépendant de la collectivité) ; 11) les procès-verbaux des comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT 2013) ; 12) le dossier d'orientation budgétaire présenté au conseil municipal du 28 janvier 2014 ; 13) le budget primitif adopté en conseil municipal du 28 février 2014 ; 14) la liste des véhicules à l'inventaire au 31 décembre 2013 et leur affectation ; 15) la liste des cartes d'essence et leur affectation par véhicule ou à titre individuel ; 16) la liste des emprunts (nominal et capital restant dû au 31 décembre 2012) transférés à la CAVEM au 1er janvier 2013 ainsi que la nature des investissements auxquels ils étaient rattachés ; 17) le récapitulatif de toutes les mesures prises pour répondre aux recommandations inscrites dans le rapport de la chambre régionale des comptes Provence-Alpes-Côte d'Azur, accompagné des justificatifs qui en attestent. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En l'absence de réponse de l'administration, la commission estime que les documents visés aux points 1) à 6), 9) et 12) à 17) sont, lorsqu'ils existent, des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. La commission estime que le document visé au point 7) n'est communicable qu'après occultation des mentions relatives aux quotités de temps de travail des agents concernés, mentions qui relèvent du secret de la vie privée protégée par le II de l'article 6 de la loi de 1978. Elle émet donc, sous cette réserve, un avis favorable sur ce point. Elle considère, s'agissant des bilans sociaux visés au point 8) que ceux-ci sont communicables à toute personne qui le demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, dès le moment où le comité technique a adopté son avis sur le bilan social ou, à défaut d'avis du comité technique, dès l'échéance limite fixée par le décret du 25 avril 1997 pour rendre cet avis. Ne doivent être occultés, le cas échéant, que les éventuelles mentions dont la communication porterait atteinte à la vie privée des agents concernés ou qui comporteraient une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes nommément désignées ou facilement identifiables, conformément aux II et III de l'article 6 de la même loi. La commission rappelle que les procès-verbaux des commissions administratives paritaires ne sont communicables qu’aux intéressés, pour les seules parties qui les concernent, en application de la même disposition. Elle émet donc un avis défavorable sur le point 10) de la demande. La commission considère que les procès-verbaux des comités d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail sont communicables au demandeur, sous réserve de l'occultation préalable, le cas échéant, des éléments protégés par le secret de la vie privée, des mentions révélant un jugement de valeur ou une appréciation sur une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable et de celles faisant apparaître le comportement de tiers, si la divulgation de ce comportement est susceptible de leur porter préjudice, en application de l'article 2 et du II de l'article 6 de la loi. Elle émet, sous cette réserve, un avis favorable sur le point 11) de la demande. La commission, qui prend note du volume des documents demandés, rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, ce volume ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.