Avis 20141716 Séance du 22/05/2014

Madame XXX-XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 25 avril 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Pénestin à sa demande de consultation des documents suivants : 1) les états de frais du maire donnant lieu à remboursement pour les années 2012 et 2013 ; 2) l'intégralité des marchés passés dans le cadre des frais de nourriture pour la cérémonie des vœux des années 2012 à 2014 ; 3) les bons de commandes passés dans le cadre des frais de nourriture pour la cérémonie des vœux 2012 à 2014 ; 4) la nomenclature des achats de la commune avec la computation des dépenses réalisées en 2012 et 2013 pour chaque catégorie homogène de fournitures ou de services exprimée au sens de l'article 27 II – 2° du code des marchés publics ainsi que le prévisionnel 2014 ; 5) le détail du compte 611 en 2012 et 2013. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Pénestin a indiqué à la commission qu’il considérait la demande comme abusive. La commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, qui sont identifiés avec une précision suffisante, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande, qui porte en outre non sur la copie mais sur une consultation des documents sollicités, présenterait un caractère abusif. En ce qui concerne les documents demandés, la commission rappelle qu’aux termes de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales : « Toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ». Les « budgets », au sens de ces dispositions, doivent s'entendre comme tous les « documents budgétaires » en général et les « comptes » de la collectivité incluent, en principe, l'ensemble des écritures et documents comptables. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents visés aux points 1), 3), 4) et 5). S'agissant des documents visés au point 2) de la demande, la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des particularités propres à chaque marché : - l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat. - l'offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable. En revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. La commission, qui n'a pu en prendre connaissance, émet donc un avis favorable, sous réserve de l'occultation de telles mentions, à la communication des marchés visés au point 2) de la demande. Elle précise enfin que le maire est fondé, le cas échéant, à étaler dans le temps la consultation, par le demandeur, des documents sollicités, afin que l'exercice du droit d'accès de ce dernier demeure compatible avec le bon fonctionnement des services de la commune.