Avis 20132790 Séance du 12/09/2013
Communication du document relatif au montant des frais engagés pour la « présentation du programme des festivités catalanes à l’occasion de la feria de Millas » pour les années 2011, 2012 et les prévisions pour 2013.
Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 08 juillet 2013, à la suite du refus opposé par le président du conseil général des Pyrénées-Orientales à sa demande de communication du document relatif au montant des frais engagés pour la « présentation du programme des festivités catalanes à l’occasion de la feria de Millas » pour les années 2011, 2012 et les prévisions pour 2013.
En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du conseil général des Pyrénées-Orientales a informé la commission qu'il n'existait pas de document répondant à la demande.
La commission rappelle qu’il résulte de l’article L. 3121-17 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des séances publiques du conseil général, des arrêtés du président, ainsi que des budgets et comptes du département. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978.
La commission précise toutefois que tant le droit de communication prévu par cet article que le droit d'accès prévu à l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 ne s'appliquent qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, ces dispositions ne font pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ Bertin, recueil page 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d'État, min. éduc. nat. c/ Mme Guigue et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection).
En l'espèce, la commission constate que la demande porte sur un document qui n'existe pas, et, sous réserve que ce document ne puisse être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant, n'a, par suite, pas d'objet.