Avis 20132433 Séance du 23/05/2013

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 avril 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Wavrin à sa demande de communication, de préférence par courriel, des documents suivants concernant la commune de Wavrin : 1) le budget 2013 et ses annexes ; 2) le compte administratif 2012 ; 3) la liste des fonctionnaires ; 4) le dernier bilan social ; 5) la liste électorale par ordre alphabétique, par bureau de vote, en fichier au format Excel. Après avoir pris connaissance de la réponse du maire de Wavrin, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis favorable aux points 1) et 2) de la demande. La commission estime que la liste visée au point 3) de la demande, si elle existe en l'état ou peut être obtenue par un traitement informatique d’usage courant, est communicable à toute personne qui en fait la demande, sous réserve de l'occultation préalable, le cas échéant, des mentions relatives à la vie privée telles que la date de naissance, l'adresse personnelle ou l'adresse électronique professionnelle individuelle, en application de l'article 2 et du II de l'article 6 de la loi de 1978. Les mentions concernant l'identité du fonctionnaire, son statut et les fonctions exercées sont, en revanche, librement communicables. La commission émet, sous ces réserves, un avis favorable sur ce point. S'agissant du document mentionné au point 4), la commission rappelle que l'article 33 de la loi du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale prévoit que l'autorité territoriale présente au moins tous les deux ans au comité technique un rapport sur l'état de la collectivité, de l'établissement ou du service auprès duquel il a été créé, généralement dit « bilan social », et que cette présentation donne lieu à un débat. Le décret n° 97-443 du 25 avril 1997 pris pour l'application de cet article impose à l'autorité territoriale de présenter à chaque comité technique, avant le 30 juin de chaque année paire, le bilan social arrêté au 31 décembre de l'année impaire qui précède. Le décret prévoit que le comité technique émet un avis sur ce rapport, rapport dont les membres du comité reçoivent communication un mois au moins avant la réunion au cours de laquelle l'avis doit être émis, et qui, ainsi que l'avis lui-même, est tenu à la disposition de tout agent des services concernés qui en fait la demande. La commission considère que ce document, une fois établi par l'autorité territoriale, est communicable à toute personne qui le demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, dès le moment où le comité technique a adopté son avis sur le bilan social ou, à défaut d'avis du comité technique, dès l'échéance limite fixée par le décret du 25 avril 1997 pour rendre cet avis. Ne doivent être occultés de ce document, le cas échéant, que les éventuelles mentions dont la communication porterait atteinte à la vie privée des agents concernés ou qui comporteraient une appréciation ou un jugement de valeur sur des personnes nommément désignées ou facilement identifiables, conformément aux II et III de l'article 6 de la même loi. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur ce point de la demande. S'agissant du point 5) de la demande, la commission rappelle que la communication intégrale des listes électorales est régie par les dispositions particulières des articles L. 28 et R. 16 du code électoral et qu’elle est compétente, en vertu de l’article 21-4° de la loi du 17 juillet 1978, pour connaître des questions relatives à l'accès aux documents administratifs relevant de ces dispositions. Ces dernières prévoient que les listes sont communicables à tout candidat, parti ou groupement politique, ainsi qu’à tout électeur, quel que soit le lieu où il est inscrit. L’article R. 16 du code électoral précise que la communication aux électeurs est subordonnée à la condition qu’ils s’engagent à ne pas en faire un « usage purement commercial ». La commission précise cependant que ces dispositions n’ont ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande. Dès lors, la communication d'une liste électorale ne peut se faire que sous une forme déjà existante. La commission émet donc, sous cette réserve, un avis favorable, à la condition que le demandeur souscrive l'engagement précité et qu'il présente sa carte d'électeur. La commission prend note de ce que l'administration, qui indique que leur volume ne permet pas un envoi par courrier électronique, propose au demandeur une consultation sur place des documents visés aux points 1) et 2) ainsi qu'une copie sur disque numérique de la liste électorale. A cet égard, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. La commission invite donc l'administration à adresser par courrier électronique, selon le souhait du demandeur, les documents sollicités pour lesquels il est techniquement possible de le faire. A défaut, il est loisible à l'administration de transmettre ces documents sous forme de disque numérique (CD-ROM) ou sur une clef USB fournie par le demandeur, comme celui-ci le propose également.