Avis 20132215 Séance du 06/06/2013

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 3 mai 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Perthes à sa demande de copie, en sa qualité de conseiller municipal, de préférence au format électronique, des documents suivants : 1) l'intégralité du dossier relatif au PLU de la commune ; 2) la délibération approuvant le PLU en date du 21 mars 2013 ; 3) les comptes rendus des réunions du syndicat intercommunal du confluent Rebais Ecole (SIACRE) pour 2011 et 2012. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Perthes a informé la commission qu'il a adressé au demandeur, par un courrier du 29 avril 2013 qui a dû croiser la saisine de la commission, la délibération mentionnée au point 2), et que le dossier de PLU est consultable dans les locaux de la mairie. La commission constate que la demande est ainsi devenue sans objet en ce qui concerne le point 2). S'agissant du point 1), elle rappelle qu’en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un projet de plan local d’urbanisme (PLU), soit à sa modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens de loi du 17 juillet 1978. L'approbation du PLU lève tout secret sur les pièces du dossier qui n'auraient pas été révélées au public lors des précédentes phases de la procédure. Le dossier sollicité est donc communicable à toute personne qui en fait la demande. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Elle considère que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. La commission précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission émet donc un avis favorable à l'envoi de copies sollicité et invite le maire de Perthes à y procéder dans les conditions décrites ci-dessus, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance de Monsieur XXX. La commission estime enfin que les comptes rendus mentionnés au point 3 sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 et de l'article L.5211-46 du code général des collectivités territoriales. Elle émet donc également un avis favorable sur ce point.