Avis 20132147 Séance du 25/07/2013

M. XXX XXX, conseiller municipal d'Ecrouves, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courriel enregistré à son secrétariat le 14 juin 2013, à la suite du refus opposé par le maire d'Ecrouves à sa demande de communication de copie des factures relatives aux comptes suivants de la commune se rapportant à l'exercice 2012 : 1) le compte 60612 : énergie- électricité ; 2) le compte 60632 : fournitures de petit équipement ; 3) le compte 6068 : autres matières et fournitures ; 4) le compte 61522 : bâtiments ; 5) le compte 61551 : matériel roulant ; 6) le compte 6156 : maintenance ; 7) le compte 6188 : autres frais divers ; 8) le compte 6228 : divers ; 9) le compte 6247 : transports collectifs ; 10) le compte 6262 : frais de télécommunications. Le maire d'Ecrouves a parallèlement saisi la commission d'une demande de conseil relative à la demande de communication présentée par M. XXX. La commission indique, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L. 2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission rappelle, par ailleurs, qu’il résulte de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978. Elle estime, donc, que les documents administratifs sollicités sont communicables à M. XXX sur le fondement de ces dispositions. Le maire d'Ecrouves a néanmoins interrogé la commission sur le caractère abusif d'une telle demande au regard des contraintes qu'elle impose à ses services. La commission rappelle, à cet égard, qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. Elle rappelle par ailleurs qu'en vertu de l'article 4 de la même loi, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission rappelle toutefois également que, dans le cas de demandes de communication portant sur un volume important de documents, l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. La commission en déduit que si la demande porte sur une copie de documents volumineux que l'administration n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, celle-ci peut inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Il est à cet égard possible à l'autorité administrative de déterminer des plages horaires et des jours durant lesquels la consultation sur place est possible, sous réserve de ne pas porter une atteinte excessive au droit d'accès (CE 26 avril 1993, Association des amis de Saint-Palais-sur-Mer, n° 107016, aux tables du recueil Lebon, p. 783). Si le demandeur maintient son souhait de recevoir copie des documents, et que leur reproduction n'excède pas les possibilités techniques et les moyens de l'administration, celle-ci est fondée à en échelonner l'envoi dans le temps. Elle doit alors en aviser l'intéressé et, dans la mesure du possible, convenir avec lui d'un échéancier de communication. A cet égard, l'administration, qui doit statuer sur la demande de communication dans le délai d'un mois après sa saisine, au-delà duquel son silence vaut décision de refus en application de l'article 17 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, doit aussi, lorsque le document est communicable, s'efforcer de procéder à sa communication dans ce même délai, sauf si le volume des documents demandés y fait manifestement obstacle. La commission émet donc un avis favorable à la communication au demandeur des documents sollicités dans les conditions précédemment énoncées.