Avis 20131960 Séance du 06/06/2013

Maître XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 5 avril 2013, à la suite du refus opposé par le président de la communauté d'agglomération de Montpellier à sa demande de communication des documents suivants, sous forme numérique : 1) les conventions liant, pour les années 2007 à 2013, la communauté d’agglomération à une ou plusieurs sociétés prestataires en matière d’organisation de voyages et de séjours, notamment l’agence Bos Voyages ; 2) les délibérations ayant autorisé les voyages suivants et les mandats correspondants : a) au titre de l’année 2007 : - en Chine du 1er au 11 novembre 2007 pour un montant de 56 770 € ; - en Australie du 12 au 18 mars 2007 pour un montant de 95 608 € ; - à Seattle du 31 mars au 5 avril 2007 pour un montant de 81 214, 23 € ; - à Helsinki en mai 2007 pour un montant de 32 449 € ; - à Milan les 5 et 6 octobre 2007 pour un montant de 21 425,50 € ; b) au titre de l’année 2009 : - à New York et Boston pour un montant de 79 140 € ; - à San Francisco pour un montant de 34 296,50 € ; - à Sherbrook du 22 mai au 4 juin 2009 pour un montant de 42 480 € ; - à Los Angeles du 30 juillet au 4 août 2009 pour un montant de 28 545,36 € ; c) les missions à l’étranger au titre des années 2008, 2010, 2011, 2012 et des deux premiers mois de 2013 ; 3) pour chacun de ces voyages, la liste des personnes dont les frais de voyage et de séjour ont été pris en charge par la communauté d’agglomération ; 4) le mandat n° 19775 du 18 décembre 2008 relatif à la prise en charge de la carte d’abonnement de Monsieur XXX à la compagnie Air France, les mandats relatifs à cette même carte d’abonnement pour les années 2010 à 2012 ainsi que le mandat n° 2022 du 21 février 2008 relatif à la prise en charge des frais de voyages de la directrice de cabinet ; 5) les conventions relatives aux marchés des prestations juridiques conclues avec un ou plusieurs cabinets d’avocats pour les années 2009 à 2012 avec, pour chacun de ces marchés ou chaque lot s'il y a plusieurs lots : a) le règlement de consultation ; b) le rapport de présentation ; c) le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) ; d) le rapport d’analyse des offres ; e) le procès-verbal d’ouverture des plis ; f) le rapport de la commission d’appel d’offres ; g) la décision d’attribution ; h) la délibération autorisant le représentant de l’exécutif communautaire à signer ces marchés ; i) pour les documents devant faire l’objet d’une transmission au préfet pour le contrôle de légalité, les documents attestant de l’accomplissement de cette formalité ; j) les mandats par lesquels les prestations ont été réglées aux prestataires ; 6) les conventions relatives aux marchés de travaux conclus avec la société XXX XXX pour des travaux de peinture au musée de la présence française en Algérie, avec, pour chacun de ces marchés ou chaque lot s'il y a plusieurs lots, les mêmes documents que ceux listés au point 5) ; 7) les mandats relatifs au paiement des prestations offertes aux invités lors des manifestations organisées les 25 et 27 février 2013 dans le cadre du lancement de la candidature de Monsieur XXX aux élections municipales. La commission prend note de la réponse que lui a adressée la communauté d'agglomération de Montpellier. Elle rappelle, s'agissant des documents dont la communication est sollicitée aux points 2), 4), 5) j) et 7), qu’il résulte de l'article L. 5211-46 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des organes délibérants des établissements publics de coopération intercommunale, des arrêtés de leur président, ainsi que de leurs budgets et de leurs comptes. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978. Sont donc communicables, sur ce fondement, les délibérations et les mandats de paiements sollicités. La commission émet par conséquent un avis favorable sur ces points de la demande. La commission estime qu'est également communicable, sur ce fondement, la liste mentionnée au point 3) de la demande, si elle figure au nombre des pièces justificatives des opérations de paiement de la collectivité. A défaut, ce document est communicable, s'il existe ou peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant, sur le fondement de l'article 2 de la loi de 1978, et sous réserve, dans ce cas, de l'occultation des mentions dont la communication porterait atteinte au respect de la vie privée des personnes mentionnées, notamment leurs coordonnées personnelles et le nom des personnes qui auraient pris part à ces voyages à titre privé et non dans le cadre d'une mission pour le compte de l'administration. La commission émet donc également, sous ces réserves, un avis favorable sur ce point. S'agissant des documents mentionnés aux points 1), 5) a) à 5) i) et 6), la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. Au titre de la spécificité de certains marchés, la commission considère qu'il y a lieu de tenir compte du mode de passation du marché ou contrat, de sa nature et de son mode d'exécution. Ainsi, doivent par exemple faire l'objet d'un examen particulier les demandes d'accès aux documents relatifs à des marchés qui s'inscrivent dans une suite répétitive de marchés portant sur une même catégorie de biens ou services et pour lesquels une communication du détail de l'offre de prix de l'entreprise attributaire à une entreprise concurrente serait susceptible de porter atteinte à la concurrence lors du renouvellement de ce marché. En ce qui concerne spécialement des documents mentionnés au point 5), la commission rappelle également que le Conseil d'Etat a jugé, s'agissant des contrats passés par les avocats avec les collectivités publiques, que les dispositions de l'article 66-5 de la loi du 31 décembre 1971 ne concernent que les documents élaborés au cours de l'exécution d'un tel marché de services juridiques, et non pas les pièces du marché lui-même (CE, Ass. 5 mars 2003, Ordre des avocats à la cour d'appel de Paris, n°238039, recueil Lebon, p. 89 ; avis CADA n°20111095 et 20111096 du 14 avril 2011). La commission émet donc également un avis favorable, sous les réserves qui précèdent, à la communication des documents mentionnés aux points 1), 5) a) à 5) i) et 6).