Avis 20131262 Séance du 28/03/2013

Maître XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 février 2013, à la suite du refus opposé par le maire de La Crau à sa demande de copie de documents relatifs au PLU de la commune approuvé par le conseil municipal le 21 décembre 2012 : 1) les convocations adressées aux élus en vue de la séance du conseil municipal du 3 Juin 2010, au cours de laquelle a été prescrite l'élaboration du PLU, accompagnées des justificatifs de la date à laquelle ces correspondances ont été envoyées et reçues, ainsi que l'ordre du jour et la note de synthèse ; 2) la délibération du conseil municipal autorisant le maire à lancer une consultation pour l'attribution d'un contrat portant sur l'élaboration du projet de PLU ; 3) la date de publication de cette délibération et les justificatifs de cette publicité ; 4) les avis d'appel public à la concurrence accompagnés des justificatifs des dates de publication ; 5) l'intégralité du dossier de consultation des entreprises adressé aux candidats comprenant notamment, le règlement de la consultation, le CCAG, le CCAP, le CCTG, le CCTP ; 6) la décision de la commission d'appel d'offres ayant retenu la société adjudicatrice ; 7) le dossier de candidature et d'offre reçu par vos services s'agissant de cette société ; 8) le contrat régularisé par le maire avec cette société ; 9) la délibération du conseil municipal autorisant le maire à signer ce contrat ; 10) les convocations adressées aux élus en vue de la séance du conseil municipal relative à cette autorisation de signature, accompagnées des justificatifs de la date à laquelle elles ont été envoyées et reçues, ainsi que de l'ordre du jour et de la note de synthèse ; 11) les convocations adressées aux élus en vue de la séance du conseil municipal du 15 Novembre 2011, au cours de laquelle les orientations générales du projet d'aménagement et de développement durable ont été approuvées, accompagnées des justificatifs de la date à laquelle elles ont été envoyées et reçues, ainsi que l'ordre du jour et la note de synthèse ; 12) les convocations adressées aux élus en vue de la séance du 31 mai 2012 au cours de laquelle le conseil municipal a tiré le bilan de la concertation préalable et arrêté le projet de PLU, accompagné des justificatifs de la date à laquelle elles ont été envoyées et reçues, ainsi que l'ordre du jour et la note de synthèse ; 13) les convocations adressées aux élus en vue de la séance du conseil municipal du 21 décembre 2012 au cours de laquelle le PLU a été approuvé, accompagnées des justificatifs de la date à laquelle elles ont été envoyées et reçues, ainsi que l'ordre du jour et la note de synthèse ; 14) l'intégralité du dossier du PLU arrêté, accompagné de ses annexes, remis au commissaire enquêteur en vue de l'enquête publique ; 15) les justificatifs de la publicité (affichage et journaux) de l'ensemble des délibérations du conseil municipal en date des 3 juin 2010, 15 novembre 2011, 31 mai 2012 et 21 décembre 2012 relatives au PLU de la commune. La commission rappelle, en premier lieu, qu’il résulte de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978. La commission rappelle, en second lieu, qu'en matière d'urbanisme, les documents qui se rapportent soit à un projet de plan local d’urbanisme, soit à sa modification ou révision, présentent le caractère de documents administratifs au sens de la loi du 17 juillet 1978. Si leur caractère communicable ou non dépend de l'état d'avancement de la procédure d'élaboration à la date de la demande, en revanche, à compter de l'approbation du plan local d'urbanisme par délibération du conseil municipal, l'ensemble des pièces se rapportant à ce document deviennent communicables à toute personne qui en fait la demande. En l’espèce, la commission constate que le plan local d’urbanisme a été approuvé par délibération du conseil municipal en date du 21 décembre 2012. La commission rappelle, en troisième lieu, qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s'y rapportent sont considérés comme des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par la loi du 17 juillet 1978. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions du II de l'article 6 de cette loi. Sont notamment visées par cette réserve, les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics. L'examen des offres des entreprises au regard du respect de ce secret conduit la commission à considérer que, sous réserve des spécificités propres à chaque marché : - l'offre de prix détaillée de l'entreprise retenue est en principe communicable dans la mesure où elle fait partie intégrante du marché ou du contrat. - l'offre de prix globale des entreprises non retenues est, en principe, elle aussi communicable, en revanche, le détail technique et financier de leurs offres n'est pas communicable. De plus, doivent être occultées dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers de ces offres. La commission précise que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. La commission estime, en quatrième et dernier lieu, que le documents demandés aux points 1), 3), 10), 11), 12), 13) et 15), s'ils existent, sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. En l'absence de réponse du maire de La Crau, la commission émet donc un avis favorable à la communication de l'ensemble des documents sollicités, dans les conditions et sous les réserves précédemment énoncées. La commission précise néanmoins que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Les frais de reproduction et d’envoi peuvent être facturés dans le respect des textes en vigueur (décret du 30 décembre 2005 et arrêté du 1er octobre 2001), mais non le coût correspondant au surcroît de travail occasionné par la demande. Le paiement de ces frais, dont le demandeur doit être informé, peut être exigé préalablement à la remise des copies.