Avis 20130595 Séance du 20/06/2013

Maître XXX XXX, XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 avril 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Tallone à sa demande de délivrance au tarif fixé par l'arrêté du Premier ministre du 1er octobre 2001 d'une copie du dossier relatif à l'élaboration du plan local d'urbanisme (PLU) et du dossier relatif au centre d'enfouissement technique (CET), la commune ayant délégué la tâche de reproduire ces documents à un imprimeur qui a adressé à son client une facture d'un montant de 339,40 euros correspondant à un nombre de pages de copies sans rapport avec le volume des documents demandés. La commission estime, à titre liminaire, que les documents administratifs sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, s’agissant du dossier du PLU, dès lors que celui-ci a été approuvé par le conseil municipal, et en application des articles L. 124-1 et suivants du code de l’environnement, s’agissant du dossier relatif au centre d’enfouissement technique. Par ailleurs, la commission, qui constate que la saisine porte principalement sur les tarifs applicables à la délivrance des copies de ces dossiers, rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur, par consultation gratuite sur place ou par remise ou envoi de copies sur « un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci », c'est-à-dire essentiellement sur papier ou cédérom. Le choix d’une copie se fait aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent en principe excéder le coût de la reproduction et le cas échéant de l’envoi, dans les conditions prévues par le décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005. Aux termes de l'article 35 de ce décret : « (.) / Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. / (.) ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter. La commission précise cependant que l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978 prévoit que le choix du demandeur s’exerce « dans la limite des possibilités techniques de l'administration ». Elle en déduit que le barème fixé par l’arrêté précité n’est applicable que pour autant que la reproduction des documents est effectuée par l’administration elle-même. Lorsque la reproduction excède ses possibilités techniques et qu’elle doit faire appel à un prestataire extérieur, par exemple pour des documents en couleur ou des plans de grand format, l’administration est fondée à facturer le prix exact de la reproduction, par le prestataire, des pièces en cause. Un devis, permettant au demandeur de connaître le détail de la prestation, doit cependant lui être préalablement soumis pour qu’il décide d’y donner suite, s’il y a lieu. L’absence de devis préalable ou d’indications suffisantes de ce devis justifiant le montant réclamé pour réaliser les copies, ou encore la présentation d’un devis dont le montant serait manifestement excessif, sont assimilables à un refus de communication de la part de l’administration qui a été saisie. En particulier, la commission estime que dans le cas où le montant du devis que l’administration a fait établir apparaîtrait manifestement excessif au regard de la nature des travaux de reproduction demandés à un prestataire extérieur, il appartiendrait à l'administration de s’adresser une autre entreprise pour l’établissement d’un second devis. En l’espèce, il ne ressort pas des éléments portés à la connaissance de la commission que la Mairie de Tallone ait adressé à Maître XXX un devis préalable des travaux de reproduction à réaliser. L’entreprise à laquelle la commune s’est adressée a, par ailleurs, établi une facture qui n’indique qu’un prix unitaire correspondant à la « constitution du dossier PLU de Tallone », sans comporter aucune précision sur le nombre, le type ou le format des copies réalisées pour le compte de la commune. En application des règles précédemment rappelées, Maître XXX n’est pas fondé à demander l’application du tarif prévu par l’arrêté du 1er octobre 2001, dès lors qu’il n’est pas contesté que la commune ne disposait pas elle-même des moyens techniques nécessaires pour reproduire l’ensemble des pièces constituant les dossiers sollicités. Néanmoins, la commission estime en l'espèce qu’afin de permettre au demandeur de décider, le cas échéant, de maintenir ou d'abandonner sa demande tendant à obtenir la copie de l’intégralité des dossiers en cause, il appartient à la commune de Tallone de justifier le montant réclamé pour l'exécution des travaux de reproduction confiés au prestataire extérieur auquel elle s’est adressée, en indiquant, à tout le moins, la nature et le nombre des documents devant être reproduits par ce prestataire pour satisfaire à la demande de Maître XXX et de s’assurer, par ailleurs, que ce montant n’est pas manifestement excessif. Elle émet donc un avis favorable à la communication des documents demandés dans les conditions précédemment définies.