Avis 20124651 Séance du 10/01/2013

Communication, de préférence par courrier électronique, de l'ensemble des procès-verbaux des réunions du conseil d'administration de la FNSP depuis le 1er janvier 2000.
Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 30 novembre 2012, à la suite du refus opposé par le président de la Fondation nationale des sciences politiques (FNSP) à sa demande de communication, de préférence par courrier électronique, de l'ensemble des procès-verbaux des réunions du conseil d'administration de la FNSP depuis le 1er janvier 2000. En l'absence de réponse du président de la FNSP, la commission estime, ainsi que l'a jugé le tribunal administratif de Paris (jugement du 26 juin 2009, n°0604694, M. Afane-Jacquart), que les procès-verbaux des délibérations du conseil d'administration de la FNSP constituent des documents administratifs communicables, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, à toute personne qui en fait la demande. Elle émet donc un avis favorable. La commission précise que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. En l'espèce, la commission prend note néanmoins de ce que le nombre total de procès-verbaux ne devrait pas excéder la trentaine. Enfin, s'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime toutefois que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier.