Avis 20124462 Séance du 20/12/2012

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 novembre 2012, à la suite du refus opposé par le ministre des affaires étrangères à sa demande de communication des documents suivants relatifs à l'évaluation à 360° dont elle a fait l'objet au titre de son emploi de chef du service des Français à l'étranger : 1) la liste des critères fixés par le collège des évaluateurs centraux permettant d'établir la liste des personnes participant à cette évaluation ; 2) les réponses de ces personnes au questionnaire la concernant ; 3) tout autre document ayant fondé son évaluation à 360° pour 2012. La commission relève que les fiches d'évaluation sollicitées s'inscrivent dans le cadre de la procédure d'évaluation dite « à 360° » prévue par l'arrêté du 26 décembre 2011 relatif à l'évaluation d'agents d'encadrement supérieur relevant du ministère des affaires étrangères. Conformément à l'article 5 de cet arrêté, la procédure se fonde sur un questionnaire anonyme et sécurisé rempli par l'agent concerné, les responsables de services en relation directe avec ce dernier ainsi que par ses collaborateurs directs. Si ces questionnaires n'ont pas vocation à figurer eux-mêmes au dossier de la personne évaluée, ils constituent le fondement de la synthèse réalisée par les évaluateurs centraux qui, elle, y sera versée, et dont le résultat est susceptible d'avoir une influence sur le déroulement de la carrière de l'intéressé. La commission rappelle qu'elle a estimé dans ses avis n° 20090550 du 12 février 2009 et n° 20104192 du 6 octobre 2010, qui concernaient la phase expérimentale de ce système d'évaluation, que ces questionnaires, s'ils existent, revêtent le caractère de documents administratifs soumis au droit d'accès prévu par le titre Ier de la loi du 17 juillet 1978. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le ministre des affaires étrangères a indiqué à la commission que le système informatisé ne produit qu'une compilation des réponses des évaluateurs au questionnaire d'évaluation, sans garder la mémoire de celles-ci, et qu'aucun autre document n'a fondé l'évaluation de Mme XXX. La commission en déduit que les documents visés aux points 2) et 3) n'existent pas. Elle ne peut, dès lors, que déclarer la demande d'avis sans objet les concernant. Elle précise, à toutes fins utiles, que la synthèse anonymisée opérée par les évaluateurs centraux constitue un document administratif communicable à l'intéressée en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, dès lors que la procédure d'évaluation est achevée et qu'elle a ainsi perdu son caractère préparatoire. S'agissant du document visé au point 1), la commission constate que l'article 5 de l'arrêté du 26 décembre 2011 prévoit, dans son dernier alinéa, que « les évaluateurs centraux fixent les critères permettant d'établir la liste des agents de l'État ou de ses établissements publics participant à cette évaluation ». La commission estime que ce document administratif est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis favorable à sa communication et prend note de l'absence d'opposition du ministre à sa transmission.