Avis 20061734 Séance du 13/04/2006

Monsieur T. a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 mars 2006, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Jean-de-Monts à sa demande de copie - et non seulement de consultation sur place : - des pièces de correspondances entre la mairie et la DDE (17 avril 1985) ; - du permis de construire de M. R. avec certificat de conformité, ainsi que de ses trois autres permis ou autorisations pour la terrasse du bar, le garage en tôle et l'abri de jardin construit en 2005. Il s'interroge par ailleurs sur le caractère recevable de la tarification demandée pour les photocopies d'autres documents transmises par la mairie. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de la commune de Saint-Jean-de Monts a informé la commission que les recherches effectuées dans les archives municipales n'ont pas permis de retrouver les documents demandés. La commission ne peut que déclarer sans objet la demande d'avis sur ce point. S'agissant de la tarification de la reproduction des documents déjà communiqués, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction. A cet égard, l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005 précise que " des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ". Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé. L'ensemble de ces dispositions s'applique aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. La commission souligne cependant que l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978 prévoit que le choix du demandeur s'exerce " dans la limite des possibilités techniques de l'administration ". Elle en déduit que le barème fixé par l'arrêté du Premier ministre n'est applicable que pour autant que la reproduction des documents est effectuée par l'administration sollicitée. Dès lors que la reproduction excède ses possibilités techniques (notamment en cas de documents de grand format ou de pièces en couleur) et qu'elle doit faire appel à un prestataire extérieur, les principes posés par l'article 4 de la loi, selon lesquels la communication se fait aux frais du demandeur et sans que ces frais puissent excéder le coût de la reproduction, trouvent à s'appliquer directement. Or, en l'espèce, compte tenu du volume et du format des documents communiqués, la commune doit recourir à une entreprise de reprographie, dont les tarifs peuvent dès lors être répercutés sur le demandeur.