Conseil 20054841 Séance du 15/12/2005

- Une lettre écrite est-elle nécessaire pour la consultation de documents ?
La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 15 décembre 2005 votre demande de conseil relative à la possibilité pour l'administration d'une part d'exiger des demandeurs une demande écrite laquelle contiendrait la liste des pièces que ceux-ci souhaitent consulter ou copier et d'autre part de fixer une date de rendez-vous pour la consultation des pièces sollicitées. La commission rappelle qu'une demande écrite, si elle est préférable, n'est pas exigée par la loi ni indispensable dès lors que le document sollicité est décrit de manière suffisamment claire et précise, en application de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978. La formulation par écrit d'une demande peut être recommandée mais ne peut dès lors pas être exigée. Concernant la possibilité de fixer une date de rendez-vous pour la consultation des pièces sollicitées, la commission estime que vous pouvez fixer une date et un horaire de rendez-vous en concertation avec le demandeur. Toutefois, cette possibilité d'organiser les modalités du droit de consultation ne devra en aucune manière conduire à limiter l'exercice du droit d'accès de l'intéressé aux documents administratifs qu'il sollicite.