Conseil 20013260 Séance du 13/09/2001

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 13 septembre 2001 votre demande de conseil relative aux points suivants : - caractère communicable, sous forme de copie, à l'intéressé, de la fiche d'intervention sur laquelle figurent des renseignements le concernant et le nom des sapeurs-pompiers qui sont intervenus ; - possibilité de transmettre une copie de ces fiches alors même qu'y figureraient des renseignements concernant des tiers (numéro de téléphone d'une personne ayant appelé pour une fuite d'eau ou identité d'un tiers lors d'un accident) ; - précisions relatives à la durée de conservation de ces fiches et au délai à partir duquel l'administration n'a plus l'obligation de les communiquer ; - renseignements relatifs aux personnes ou organismes agréés pour consulter ces documents. La commission a estimé que les fiches d'intervention sont des documents administratifs qui sont en principe communicables de plein droit à toute personne ou organisme qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, modifiée par celle du 12 avril 2000. Néanmoins, en application de l'article 6-II de la même loi, lorsque le document sollicité contient des informations qui portent " une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable", font apparaître " le comportement d'une personne dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice." ou dont la communication est de nature à porter atteinte au secret de la vie privée (par exemple, en révélant le numéro de téléphone d'une personne) ou au secret médical, ces informations ne sont communicables qu'à la personne qu'elles concernent. Ainsi, le numéro de téléphone d'une personne ayant appelé pour une fuite d'eau ne sera pas communicable à un tiers. Il conviendra donc d'occulter ces informations du document lors de la communication pour qu'il devienne librement accessible à toute personne ou organisme. En vertu de l'article 4 de cette même loi, le droit d'accès s'exerce, selon le souhait de l'intéressé, soit par consultation gratuite sur place, sauf si les impératifs de conservation du document s'y opposent, soit par délivrance d'une copie sur papier ou sur un support identique à celui utilisé par l'administration, s'il s'agit d'un support facilement intelligible. La commission a estimé qu'elle était incompétente pour statuer sur votre demande concernant la durée de conservation de ces fiches, qui relève de la gestion des archives de votre service. Elle a, en revanche, rappelé que ces documents restaient communicables, dans les limites rappelées ci-dessus, tant qu'ils étaient en possession du service.