Conseil 20001070 Séance du 02/03/2000
- position à adopter par la commune, en matière de communication de documents, lorsque cette dernière se trouve inondée "comme cela s'est produit tout dernierement sur Internet (...)par un grand nombre de personnes, après concertation et sans raison apparente", de demandes telles que la lettre jointe au dossier.
La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 2 mars 2000 votre demande de conseil relative au traitement de demandes d'accès imprécises ou abusives.
La commission a estimé que la loi du 17 juillet 1978 laisse au demandeur le choix des modalités de la communication, soit par consultation gratuite sur place soit par la délivrance de copies, en un seul exemplaire, à ses frais, selon un tarif fixé par délibération du conseil municipal qui ne peut excéder le coût réel des charges de reproduction, et d'envoi postal, le cas échéant.
Lorsque la demande porte sur un nombre de documents particulièrement important, l'administration est en droit de proposer au demandeur une consultation sur place suivie de la délivrance de photocopies des éléments qu'il aura sélectionnés à cette occasion. De même, l'administration a la possibilité d'étaler dans le temps cette consultation sur place afin qu'elle reste compatible avec le bon fonctionnement des services.
L'administration peut également faire exécuter les copies à l'extérieur, en mettant le coût supporté à la charge du demandeur, et/ou en subordonnant la délivrance de copies au paiement préalable de cette somme.
Toutefois, la commission a également considéré que la demande devait être suffisamment précise pour être recevable et que l'administration ne devait pas être contrainte à de nombreuses recherches pour identifier les documents demandés.
Enfin, de façon plus exceptionnelle, elle a aussi précisé qu'une demande pouvait revêtir un caractère abusif susceptible de la rendre irrecevable. Le critère du nombre de demandes ne saurait, à lui seul, être suffisant pour justifier qu'une demande soit qualifiée ainsi. Il faut en effet que les intentions du demandeur, le nombre de documents, ou l'imprécision de la demande témoignent d'un usage de la loi contraire à son esprit de transparence administrative.
En dehors de ces hypothèses limitées, il convient à l'administration de faire valoir les divers aménagements précédemment exposés, visant à ce que l'accès aux documents administratifs, droit garanti par la loi du 17 juillet 1978 et destiné à garantir la transparence administrative, ne perturbe pas le fonctionnement du service.