Conseil 19994044 Séance du 02/12/1999

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 2 décembre 1999 votre demande de conseil relative à la conformité aux dispositions de la loi du 17 juillet 1978 de deux guides n° AQ.44 et n° AQ.48 sur l'accès aux documents administratifs détenus, dans le premier cas, par les services régionaux de la protection des végétaux et, dans le second cas, par les directions départementales des services vétérinaires. La commission a salué l'effort accompli en vue de permettre une meilleure application de la loi du 17 juillet 1978. Elle a relevé qu'elle n'était à même de se prononcer que sur l'application de cette loi, à l'exclusion des textes spéciaux qui organisent des modes de communications particulières. La commission a estimé que les réserves formulées sur la portée de son avis en première page du guide comportaient des ambiguïtés, et que l'objet des deux guides, tel que décrit en page 1 des documents qui lui ont été présentés, devait être précisé de la façon suivante : Ce guide, soumis à l'avis de la commission d'accès aux documents administratifs, permet de préciser les principes devant guider la diffusion des documents détenus par les services, sur le seul fondement de la loi du 17 juillet 1978 portant amélioration des relations entre administration et les usagers, relatives notamment à l'accès aux documents administratifs. L'avis rendu par la commission d'accès aux documents administratifs sur ce guide ne préjuge toutefois pas de la position que la commission sera conduite à prendre dans l'examen des recours individuels qui lui seraient soumis. En particulier, l'intervention des principales exceptions à la liberté d'accès aux documents administratifs que sont le secret de la vie privée et le secret industriel et commercial, rappelées dans le guide, doit être apprécié, au cas par cas, par les services concernés, comme par la commission. La commission a ensuite relevé qu'il n'était pas exact d'assimiler, comme cela est fait dans les deux introductions, les documents préparatoires à des documents inexistants. La rédaction des guides devra donc être reprise sur ce point. De même devra être reprise la formule selon laquelle « un document qui met quelqu'un en cause ne peut être diffusé à personne » dès lors qu'elle peut laisser entendre que la personne mise en cause n'aurait pas droit à la communication des documents, alors que ce n'est pas exact. La commission a encore estimé que la rédaction des fiches récapitulant les conditions de diffusion des différents types de documents détenus par les deux services susmentionnés devaient être reprises en sorte que : 1 - le sort des demandes de documents émanant des personnes concernées par leur contenu (entreprises inspectées, demandeur d'une autorisation...) soit mieux isolé, ces personnes bénéficiant d'un droit d'accès renforcé à leurs dossiers personnels. En particulier, la commission est d'avis que, dans les fiches du guide AQ.48, le terme « néant » figurant dans la partie « conditions de diffusion » des documents demandés par les personnes concernées soit remplacé par « aucune ». 2 - le respect du secret industriel et commercial évoqué dans l'introduction des deux guides devait être mieux rappelé dans les fiches par document, en sorte que les administrations concernées soient sensibilisées à la protection de ce secret qui, s'il ne fait pas obstacle à la diffusion de documents administratifs tels que les autorisations, pourra, par exemple, s'opposer à la communication à l'égard de tiers de certaines pièces du dossier d'instruction. Enfin, la commission rappelle : 1 - sur le guide AQ.44, que les dispositions particulières relatives à la publication d'informations concernant les organismes génétiquement modifiés ne sauraient s'opposer aux prescriptions plus générales de la loi du 17 juillet 1978 pour fonder un refus absolu de communication des documents relatifs à ces organismes. Les éventuelles restrictions à la liberté d'accès à ces documents ne peuvent s'apprécier qu'au cas par cas, au regard en particulier de la protection du secret de la vie privée ou, plus sûrement, du secret industriel et commercial, et de la sécurité publique. En tout état de cause, s'il apparaît qu'un document sollicité est détenu par un service différent de celui visé par la demande, il appartient aux services de l'Etat, conformément aux dispositions du décret du 28 novembre 1983, de faire suivre cette demande au service concerné. 2 - sur les guides AQ.44 et AQ.48, que le risque d'une atteinte à l'intérêt général susceptible de fonder le refus de la communication d'un document administratif devra être précisé au cas par cas, au vu des exceptions énumérées à l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. La commission a souligné sur ce point que la simple référence à un intérêt général ne permettait pas de refuser la communication d'un document administratif. Il convient de pouvoir se référer aux secrets énumérés à l'article 6 de la loi.